Die Wichtigste Aufgabe des Tages zuerst.

Kennen Sie die Situation? Eigentlich haben Sie mehr als genug Aufgaben auf dem Tisch. Das Tagesgeschäft füllt Ihren Kalender eigentlich schon vollens aus. Ständig kommen neue Inputs, Ideen und Meetings hinzu. Von den unzähligen E-Mails ganz zu schweigen. Unzählige ToDo Listen säumen Ihren Tisch und das Telefon will auch nicht schweigen.

Mit dieser BLOG Serie, wollen wir Ihnen Hilfestellungen, Impulse und Anregungen geben, die Ihnen bei der Bewältigung der mannigfaltigen Themen helfen sollen. Das Abarbeiten der Themen ist die eine Seite der Medaille, auf der anderen Seite steht die Frage, ob das was Sie tun auch dem eigentlichen Ziel dienlich ist. Die Medaille wird dann noch durch einen “Rahmen” umschlossen – wie sieht es hierzu mit Ihren Rahemenparametern aus? Alles in allem ein sehr komplexes Thema. Wenn wir dieses jedoch in kleine “Happen” verarbeiten und Sie sich, die für Sie passenden Impulse herausziehen, dann freut es mich, Ihnen mit dieser Artikelserie Hilfestellungen geben zu können.

Herr Bömisch steckt mitten in einer Umstrukturierung seiner Abteilung. Die Vorgaben seiner Geschäftsleitung drängen ihm, die neuen Abteilungsstrukturen und Geschäftsprozesse zu definieren und zusammen mit seinem Team innerhalb der vorgegebenen kurzen Zeit umzusetzen. Gerade jetzt gibt es Lieferprobleme eines bearbeiteten Gehäuseteiles und ein anderer Kunde hat kurzfristig seine Bedarfe erhöht. Zeitgleich meldet sich sein bester Mitarbeiter krank und sein Team ist schon durch das tägliche Geschäft voll beschäftigt.

Durch die Umstrukturierung seines Bereichs erhofft sich die ganze Firma eine Verbesserung der Prozesse und Abläufe. Es soll dadurch die Liefersituation signifikant verbessert werden bei einer zeitgleichen Entlastung der Mitarbeitenden.

Doch guter Rat ist teuer, wie soll sich H. Bömisch zusammen mit seinem Team verhalten? Es gilt die Probleme des Tages zu bewältigen, da bleibt wenig Zeit dafür, die zwar notwendige aber zeitintensive Vorbereitung und Durchführung der Umstrukturierung voran zu bringen. Beim wöchentlichen Jour Fix mit der Geschäftsleitung kann Herr Bömisch zwar von einer hohen Arbeitslast seiner Mitarbeiter und sich selbst berichten, jedoch keine Fortschritte bei der Umstrukturierung vorweisen….

Sie kennen bestimmt die Situation und das Gefühl, Sie haben den ganzen Tag mit einem hohen Takt gearbeitet, unzählige Telefonate geführt, massenweise E-Mails bearbeitet sich um viele Dinge gekümmert und fragen sich am Ende des Tages. Was habe ich heute eigentlich geschafft?

Ein sehr bedrückendes Gefühl.

Um dieser “Ohnmacht” entgegen zu treten, planen Sie ihren Tag am Vorabend oder gleich zu Beginn des Tages mit der Frage:

“Wenn ich heute nur eine Aufgabe erledigen kann, was wäre die wichtigste Aufgabe des Tages?”

Und genau diese Aufgabe fragen Sie als erstes an. Legen Sie sich hierzu ein Zeitfenster fest, in welchem Sie hoch konzentriert und ohne Ablenkung an diesem Thema arbeiten. Erst dann kümmern Sie sich um all die anderen wichtigen Themen des Tages, bearbeiten Ihre E-Mails und kümmern sich um den Rest. Wenn Sie dann am Tagesende auf Ihren Tag zurückblicken, lernen Sie das gute Gefühl kennen, an diesem Tag etwas Gutes und Wichtiges erledigt zu haben. Es reicht hierzu schon oft eine Stunde, gleich zu Arbeitsbeginn, sich dem Zielthema zu widmen und Sie wollen dieses Arbeitssystem schon bald nicht mehr missen.

Stellen Sie sich deshalb, jeden Tag die Frage:

“Wenn ich heute nur eine Aufgabe erledigen kann, was wäre die wichtigste Aufgabe des Tages?”, nehmen Sie sich hierzu gleich zu Arbeitsbeginn eine Stunde Zeit für diese Aufgabe.