Störungsfreie Arbeitszeit: Arbeiten Sie oder produzieren Sie Ergebnisse
Eigentlich wollten Sie sich um eine sehr wichtige Aufgabe kümmern, doch dann kommt einmal wieder etwas dazwischen. Sie könnten dieses Thema in 90 Minuten komplett erledigen, wenn Sie dies ungestört durchführen würden. Jedes Mal, wenn Sie sich in das Thema eingedacht haben und ein paar Minuten mit der Erledigung der Aufgabe beschäftigt sind, dann klingelt das Telefon, ein Kollege kommt vorbei und möchte etwas wissen, Sie werden kurzfristig zu einem Termin hinzugerufen, der Chef kommt vorbei und möchte sich mit Ihnen zu einem anderen Thema austauschen. Eine große Menge an Störfaktoren, welche Sie davon abhalten, dass Sie ihre eigentliche Aufgabe zügig erledigt bekommen. Am Ende des Tages haben Sie sich einige Male mit dem Thema beschäftigt, weit mehrt als 90 Minuten dafür investiert und ein Abschluss ist noch immer nicht in Sicht.
Frau Heinrich hat übermorgen einen wichtigen Kundentermin. Hierzu möchte sie sich gut vorbereiten, da dieser Kunde für ihre Firma schon lange im Fokus steht. In der Agenda ist für die Vorstellung Ihrer Firma und der individuellen Lösung für Ihren Zielkunden ein Tagesordnungpunkt mit einer Länge von 90 Minuten vorgesehen.
Um ihren Kunden zu überzeugen, möchte sie sich vorbildlich vorbereiten und beginnt zwei Tage vor dem Termin an der individuellen Präsentation, für Ihren Kunden, zu arbeiten. Als Sie damit begonnen hat, sich Gedanken über ihre Präsentationsstruktur zu machen, kommt ihr Vertriebsleiter vorbei und fordert Sie auf, eine Auswertung zu erstellen, welche er für ein Bereichsleitermeeting am Nachmittag benötigt. Für die Ausarbeitung der Auswertung benötigt sie ca. 2 Stunden und kann sich im Anschluss daran wieder der Struktur ihrer Präsentation zuwenden. Als Sie mitten in der Gliederung Ihrer Präsentation steckt, klingelt das Telefon, ein Kollege möchte wissen, ob die Daten welche er soeben per E-Mail geschickt hat, angekommen sind und ob Sie fragen dazu habe. Da sie in einem Selbstmanagement Seminar gelernt hatte, die “Ping – Sie haben Post”-Meldung abzustellen, um konzentrierter zu arbeiten, konnte sie diese E-Mail noch nicht lesen. Nach dem Sie sich kurz die E-Mail angesehen hatte und nach 8 Minuten das Telefonat zu Ende war, konnte Sie wieder damit starten die Struktur Ihrer Präsentation nieder zu schreiben. Mittlerweile hat Frau Heinrich es geschafft, 20 Minuten ohne Unterbrechung sich Ihrem eigentlichen Thema zu widmen, als Ihre Vertriebskollegin vorbeikommt. Diese möchte mit Ihr Abstimmen, was sie beide denn zu Mittag essen könnten. Mit ein paar kurzen kleinen Störungen vergeht dann der Vormittag und Frau Heinrich kommt mir Ihrer Vorbereitung nicht so recht voran. Dazu kommen zudem am Nachmittag noch zwei Meetings und um 16 Uhr sinkt ihr Energiepegel, so dass sie die Aufgabe auf den nächsten Tag verschiebt.
Der nächste Tag startet mit ….
Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Sie wollen konzentriert an einer Sache arbeiten, werden ständig durch verschiedene kleine und größere Störungen unterbrochen. Hinzu kommen noch einige Meetings und Besprechungen. Das Telefon und Ihr E-Mail sowie ihre soziale Kommunikation nehmen zudem Arbeitszeit in Anspruch. Am Ende eines intensiven Arbeitstages haben sie viel gemacht, doch nichts geschafft und abgeschlossen. Die eigentliche wichtige Aufgabe des Tages hätten Sie locker in weniger als zwei Stunden ungestörter Arbeit erledigen können.
Hierzu jetzt mein Tipp. Schaffen Sie sich täglich einen Block der störungsfreien Arbeitszeit. Indem Sie durch nichts und niemanden bei der Abarbeitung Ihrer persönlich wichtigsten Aufgabe des Tages, stören lassen. Wenn ich diesen Vorschlag in einem Unternehmen mache, höre ich sehr oft zuerst einmal die gleiche Antwort “Das geht bei uns nicht, …”. Jedoch wenn einmal der Mut aufgebracht wurde, dieses konsequent einzuführen, will niemand mehr diese störungsfreie Arbeitszeit missen. Denn so viel wie in diesen beiden Stunden erledigt werden kann, schafften Sie vorher nicht an einem ganzen Arbeitstag.
Konkret, reservieren Sie täglich, in der ganzen Firma, von 8 bis 10 Uhr den Block der störungsfreien Arbeit. Diesen Block sollten Sie bewusst zu Arbeitsbeginn setzten, denn dort haben alle noch die meiste Energie und können sich mit der wichtigsten Tagesaufgabe beschäftigen und es wurde noch keine neuen Themen auf dem Tisch “abgeladen”.
Umsetzungsmöglichkeiten:
- Festlegung der störungsfreien Arbeitszeit für die ganze Firma. Ideal sind hierzu 2 Stunden gleich zu Arbeitsbeginn
- Die gesamte Firma sollte ihre störungsfreie Arbeitszeit zur gleichen Zeit haben
- Blocken Sie sich die störungsfreie Arbeitszeit in Ihrem Kalender, das keine Termine von dritten eingetragen werden können
- Schalten Sie Ihr E-Mail Programm während der störungsfreien Arbeitszeit ab
- Leiten Sie Ihr Telefon auf eine Zentrale um. Diese kann intern sein, es gibt jedoch auch sehr gute externe Dienstleister hierzu (dazu in einem separaten Beitrag mehr)
- Vereinbaren Sie mit allen Mitarbeitern, das keine direkten Kommunikationen zwischen den Mitarbeitern stattfindet und jeder an seiner persönlich wichtigsten Aufgabe arbeitet
- Bereiten Sie Ihre Aufgabe vor, damit Sie alle Daten, Informationen und Unterlagen parat haben und keinen Kollegen in “seiner” störungsfreien Arbeitszeit unterbrechen müssen
Haben Sie Mut, probieren Sie es aus und Sie werden es nie mehr missen wollen, Ihre störungsfreie Arbeitszeit.
“Schaffen Sie sich täglich, für sich alleine oder besser noch für die gesamten Firma, einen Block der störungsfreien Arbeitszeit. In dem Sie durch nichts und niemanden an der Abarbeitung Ihrer persönlich wichtigsten Aufgabe des Tages stören lassen.”